Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

В работе нередко возникают ситуации, когда правая рука не знает, что делает левая. Чаще всего причиной таких проблем являются проблемы внутрикомандного взаимодействия, которые серьезно затрудняют эффективность всех бизнес-процессов. Важно научиться налаживать коммуникации в коллективе, а также использовать подходящие инструменты для этого. Одним из ключевых факторов успешной деятельности организации является наличие единого информационного пространства. В данной статье мы рассмотрим, какие подходы к решению этих проблем существуют и каковы преимущества единого информационного пространства для компании.

Внутренние коммуникации в организации – это общение между всеми ее сотрудниками. Даже такой процесс, как коммуникация, настолько важен, что многие компании имеют в штате специалистов по информационному обеспечению. Ведь достижение эффективной коммуникационной связи между руководством и работниками, а также между коллегами является главной задачей в организации. Она обеспечивает эффективный и четкий обмен данными, достигая при этом минимальных временных и информационных потерь.

Еще одной важной задачей для эффективной коммуникации в организации является движение во всех возможных направлениях, включая как снизу вверх (от сотрудников к начальству), так и сверху вниз (от начальства к сотрудникам). Это необходимо для выработки правильной политики компании, укрепления командного духа и повышения лояльности. Если каждый сотрудник станет находиться в своем "информационном пузыре", то он не будет ясно видеть, как его работа связана с целями и задачами компании. Это может привести к эффекту "я тут работаю один, а остальные чем-то заняты".

Американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям подсчитали, что более 90% лояльности и удовлетворенности сотрудников являются следствием качества связи в организации. Если связь между различными отделами отсутствует, то это существенно замедлит решение задач и приведет к недопониманию, конфликтам и внутреннему напряжению в коллективе.

Важность коммуникации в коллективе не зависит от его размеров. Даже стартапы с 3-4 сотрудниками нуждаются в налаженной связи между собой, чтобы каждый из них мог узнать о том, что уже сделано, что предстоит сделать, как продвигается работа и что от него лично ожидается. Для таких компаний достаточно общего чата в мессенджере и регулярных планерок.

Крайне важно налаживать коммуникацию в коллективах, где значительное количество сотрудников работает удаленно или "в полевых условиях". В такой ситуации особое внимание следует уделять горизонтальным связям, чтобы каждый работник знал, чем занимаются его коллеги.

Если не развивать коммуникацию в организации, то она будет развиваться сама, но не факт, что в нужном направлении. Если все вопросы решаются на кулере или в частной переписке, если никто не знает, кто отвечает за ту или иную задачу, а обсуждение политики начинается со слов "по слухам", то эффективной работы можно не ждать.

Стратегия формирования единого информационного пространства может помочь повысить лояльность работников через внутренние коммуникации. Хотя внутренний и внешний PR имеют общие черты, эффективные методы компании в общении с внешним миром могут быть неэффективными, когда речь идет о взаимодействии с персоналом.

Следующие задачи могут стать частью стратегии формирования единого информационного пространства:

• Преодоление коммуникативных барьеров, как по вертикали, так и по горизонтали, чтобы можно было достичь взаимопонимания на всех уровнях.
• Получение обратной связи от персонала компании, показав каждому члену, что его мнение имеет значение и сотруднику предоставляются удобные инструменты для предоставления такой информации и быстрой обратной связи.
• Демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании.

Одна из главных задач корпоративной коммуникации заключается в формировании людей, думающих вслед за компанией. Если такой подход не используется, возможны репутационные проблемы. Бывают критические моменты и конфликтные ситуации в работе любой организации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы. Также важно предоставить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Так какие же инструменты могут быть использованы для решения всех этих задач?

Инструменты информационного обеспечения персонала в современном мире могут быть разделены на несколько типов. Их функции таковы: организация коммуникации, информирование сотрудников, обратная связь и оповещение организации и управления о том, что происходит в компании. Стенды с объявлениями, циркулярами и приказами являются информационными инструментами, а корпоративный журнал, газета и портал с систематизированной базой знаний - более продвинутыми такими инструментами.

Важность аналитических инструментов связана с необходимостью удержания руки на пульсе и понимания того, чего хотят исполнители. Формы для внесения рацпредложений, форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников и мониторинг персонала - все это является инструментами обеспечения обратной связи.

Личное взаимодействие с коллегами и построение крепкого коллектива остаются неотъемлемыми задачами. Наряду с коммуникацией могут также помочь различные профессиональные соревнования, корпоративное обучение, адаптационные тренинги и семинары.

Для эффективной работы компании сотрудники должны знать куда она движется и каковы ее цели. Для этого вводятся собрания, совещания, планерки и выступления руководства, а также разрабатываются и внедряются корпоративные стандарты. Таким образом, все эти функции могут быть решены по отдельности, но существуют инструменты, объединяющие все основные задачи коммуникаций внутри организации. Например, корпоративные социальные сети.

Корпоративная соцсеть позволяет делиться новостями, держать сотрудников в курсе происходящего, выстраивать эффективные коммуникации между сотрудниками, объединяться в группы по профессиональным интересам, устраивать планерки и мозговые штурмы, получать консультации в режиме реального времени и общаться в неформальной обстановке. Корпоративная соцсеть ассоциируется с пространством, предназначенным для диалога, а значит, проблема внутренних коммуникаций компании будет решена максимально эффективно.

Фото: freepik.com